Организация праздника от А до Я: рекомендации профессиональных ивент-менеджеров

Организация праздника – это отнюдь не приятные хлопоты, когда речь идет про масштабную вечеринку с несколькими гостями, а то и сотнями гостей. Это тяжелый труд, который требует многозадачности, креативного подхода, серьезного подхода к деталям и умения договариваться. Нужно придумать концепцию, написать сценарий, найти место, заказать еду, цветы, декорации… И это только первый этап. Дальше задач станет еще больше.

Праздник – это не только вечеринка для друзей

Праздник – это яркие впечатления, позитивные эмоции, светлая, ничем не омраченная радость. В общем, то, что нужно, чтобы выделить особенный день из череды будней. День рождения, годовщина праздника или развод, защита диплома или покупка автомобиля – поводом для праздника может быть все, что угодно.

Праздник – это не только личное событие. Он может стать эффективным рекламным инструментов. В формате вечеринки, праздничного мероприятия можно отметить открытие или юбилей компании, получение премии, выход нового продукта или Новый год. И да, новогодний корпоратив можно провести не только для сотрудников, но и для клиентов.

Дружелюбная расслабленная атмосфера, общение между бизнес-партнерами, менеджерами и клиентами, коллегами в расслабленной атмосфере способствует формированию лояльности к бренду. В дальнейшем продукт, компания будут ассоциироваться с приятными эмоциями, которые вызвала вечеринка.

Какие этапы включает организация праздника?

Чтобы праздник удался, нужно следовать строгому плану и тщательно к нему подготовиться. Среди главных этапов подготовки выделим:

• составление плана гостей. Тут нужно найти золотую середину между желаниями и возможностями. Если вы хотите пригласить 100 человек, но бюджет в перерасчете на одного гостя будет 200 гривен, - ничего хорошего из этого не получится. Если речь идет про рекламные или деловые мероприятия, среди гостей обязательно должны присутствовать признанные лидеры мнений;

• создание концепта мероприятия. Чтобы праздник запомнился, он должен быть необычным. Креативная идея – это то, что нужно, и что станет залогом успеха даже при ограниченном бюджете. Просто вечеринка с танцами – это слишком скучно. Можно устроить интересный формат в трендовом формате (в стиле модного фильма, например, «Игры в кальмара»), добавить соревновательный момент или максимально использовать возможности современных технологий и дополненной реальности;

• поиск идеальной локации. Она должна быть не просто красивой и удобной, а полностью соответствовать предполагаемому формату. Так, если предполагается концертная программа с живым выступлением рок-группы, должны быть созданы условия для нормального звука. Если еда готовится не на месте, а привозится, у поваров должны быть возможности разогреть горячие блюда и сделать красивые презентации. И таких моментов очень много. Плюс не забывайте, что к месту проведения мероприятия гостям должно быть легко добраться – иначе многие просто могут решить пропустит вечеринку. Вы как организатор должны все это предусмотреть;

• угощения, декор, обслуживание. Каким будет праздничное меню? Это будет фуршет или банкет с полным обслуживанием официантами? Кто будет готовы – конечно, не организатор, это невозможно для одного человека. Как украсить зал? Все это необходимо детально продумать, расписать по каждому действию подробный план, найти подрядчиков и тщательно контролировать их, чтобы в день вечеринке не возникло форс-мажорных ситуаций;

• подготовка развлечений для гостей. Иными словами – сценарий шоу-программы, подбор артистов, подготовка необходимого инвентаря и техники. Причем развлечения – это общее понятие, и подразумевает оно не только песни и танцы. Даже на деловых мероприятий нужно позаботиться, чтобы гостям было интересно, - для этого приглашают известных спикеров, устанавливают в лобби приложения виртуальной реальности или проводят мини-тренинги;

• проведение мероприятия. Это только для гостей праздник, а для организатора это полноценный и очень тяжелый рабочий день. Он следит за таймингом, решает все непредвиденные проблемы, меняет планы по мере ситуации, следит, чтобы все было интересно, весело и комфортно. Это как с домашним днем рождения хозяйки дома – она весь день готовит, прибирает, сервирует стол, а затем обслуживает гостей. Естественно, от праздника остаются отнюдь не приятные эмоции и хочется, чтобы все поскорее закончилось. И это одна из причин, почему организацию мероприятия лучше делегировать профессиональному ивент-менеджеру.

Организация праздника – это очень серьезный, требующий вдумчивого отношения процесс. Важно обращать внимание не только на основные моменты, но и на детали. Остановимся на этом немного детальнее.

Не забывайте про мелочи

До мероприятия вам нужно подготовить все, что потребуется. Кроме обязательных пунктов, которые мы рассмотрели выше – еда, напитки, посуда, декор, техника и реквизит для артистов – позаботьтесь о приятных сувенирах для гостей. Купите, а лучше закажите по индивидуальному дизайну, небольшие сувениры о них, которые будут напоминать о прекрасно проведенном вечере.

Самое интересное начинается в день самого мероприятия. Вероятность, что что-то пойдет не по плану, - процентов 90. В лучшем случае, чуть-чуть собьется тайминг или привезут не те цветы. Но бывает и так, что в день мероприятия срывается локация (ее перекупили или там случился потоп), не привезли еду, подвезли в два раза меньше стульев. Поэтому у вас всегда наготове должен быть альтернативный план, который поможет выйти из сложной ситуации так, чтобы никто ничего не заметил.

Организация праздника не заканчивается с уходом последнего гостя. После вечеринки нужно не только навести порядок, но и пообщаться на следующий день с гостями. Провести оценку, что получилось, а что нет, очень важно, чтобы не делать таких же ошибок в будущем и провести следующее мероприятия на еще более высоком уровне. Плюс все людям нравится, когда о них заботятся и интересуются их мнением. Это добавит дополнительные баллы, особенно если вы устраиваете корпоративное или пиар-мероприятие.

Организация и проведение идеальных мероприятий с рекламным агентством Vladpromo

Поможет с организацией идеального мероприятия рекламное агентство полного цикла Vladpromo, менеджеры которого устраивают самые яркие праздники в столице уже более десяти лет. Компания организует вечеринку, детский праздник или корпоратив под ключ, взяв на себя все хлопоты – от креативного концепта до контроля за своевременной доставкой воздушных шаров и качества обслуживания гостей официантами.

Ивент-менеджеры рекламного агентства «Владпромо» возьмут на себя все хлопоты. Начнется процесс подготовки со встречи с вами – у вас расспросят пожелания, зададут вопросы, которые позволят придумать необычный формат вечеринки. Через несколько дней вам представят несколько креативных концептов, вы утвердите один, и начнется активная работа по реализации его в жизнь.

Организация праздника с Vladpromo – это гарантии, что все пойдет по плану!