Учет рабочего времени сотрудников: терминалы против рукописных ведомостей

Первое оборудование контроля временных отрезков, проведенных на рабочем месте, появилось в конце XIX века. Это были механические часы, которые рабочие переключали вручную при приходе и уходе с офиса или производственного цеха. Используя эти данные, руководители считали количество отработанных часов и от руки писали зарплатные ведомости для каждого работника.

В 1970-х годах появилась первая система учета рабочего времени, которая с помощью встроенного компьютера, автоматически собирала и обрабатывала данные о трудовых интервалах. Основой этой системы становятся терминалы. Они позволяли работодателям контролировать отработанное время нескольких тысяч людей одновременно и автоматически рассчитывали зарплату каждого.

Сегодня функционал терминалов значительно увеличился. Они научились распознавать биометрические данные работников, обрабатывать их и создавать отчеты для менеджеров.

Система контроля прихода ухода сотрудников: как это работает

Современные электронные терминалы для сбора информации о количестве отработанных и пропущенных трудовых часов конкретным человеком за конкретный временной промежуток, устанавливают непосредственно в месте выполнения профессиональных обязанностей человека или в местах общего пользования, обычно недалеко от центрального входа в офис.

Основные процессы в терминалах учета времени работы:

• Регистрация входа. Человек сканирует личную магнитную карту-чип или отпечатки пальцев на особом сканере терминала.

• Сохранения информации. Система сохраняет данные про время прихода человека, вместе с другими личными сведениями: имя, должность, подразделение, график работы согласно штатного расписания.

• Сбор информации. Уходя домой или ненадолго отлучаясь, сотрудник проходит через тот же сканер, оставляя свою информацию. Ее аккуратно собирает и надежно хранит в своей памяти система контроля доступа и учета рабочего времени.

• Обработка информации. Обрабатывая данные, алгоритмы системы создают отчеты, ведомости, табеля и другие документы, которые нужны в отделах по работе с персоналом и в бухгалтерии.

Некоторые системы могут оповещать о нарушениях в расписании, задержках или чрезмерно долгом отсутствии кого-то. Подобный мониторинг соблюдения режима помогает поддерживать дисциплину в любом коллективе. 

Терминал учета рабочего времени: задачи, которые он решает

Тщательный подсчет часов, проведенных за выполнением своих обязанностей, нужен для:

• Расчета заработной платы. Отработанные часы напрямую влияют на размер зарплаты. А потому, знать их точное количество нужно как работодателю, так и самому работнику, который всегда следит за честным начислением выплат.

• Управление ресурсами. Контроль и учет рабочего времени позволяет руководителям отделов определять, какие человеческие ресурсы необходимы на разных участках работ. Например, если кто-то из сотрудников значительно задерживается на работе, то возможно ему нужен помощник или перераспределение обязанностей.

• Планирование работ. Зная временные затраты на реализацию определенных проектов и задач, менеджеры могут составлять планы, точно зная какое количество работников нужно привлечь и какие материальные затраты при этом понесет компания в будущем;

• Определение эффективности. Контроль позволяет увидеть эффективность каждого и определить, кому нужно дополнительное обучение для повышения продуктивности, а кто и сам может стать учителем для кого-то.

Учет и контроль дисциплинирует все стороны трудового договора: работодатели не имеют возможности обмануть рабочих во время выплаты зарплаты, предоставляя им детализацию отработанных часов; подчиненные не могут врать начальникам о своем месте нахождения в течении трудовой смены, времени прихода или ухода с места работы. Честность становиться основным принципом, на котором строятся отношения всех сотрудников коллектива.