Українцям відмовляють в оцифруванні трудових книжок: у ПФУ пояснили причини

В Україні триває процес переводу паперових трудових книжок в електронний варіант. Оцифрування трудових книжок необхідно для удосконалення облік трудової діяльності українців та зменшення паперового документообігу.

Крім того, це дозволяє знизити ризик втрати чи пошкодження документів, що особливо актуально в нинішніх умовах.

Перевести у цифровий формат трудові книжки всім українцям потрібно до 10 червня 2026 року. Наразі оцифровано вже кілька мільйонів трудових книжок. Водночас деякі громадяни стикаються з тим, що їхні звернення щодо оцифрування трудових книжок скасовуються. Які причини цього, повідомили у Головному управлінні ПФУ в Донецькій області.

Як дізнатися стан опрацювання поданих скан-копій трудової

У ПФУ пояснили, що процедура повного завершення оцифрування трудової книжки після того, як заявник подав скан-копії документа, підтверджується статусом звернення щодо стану його опрацювання.

Перевірити стан обробки документів про трудову діяльність можливо на вебпорталі електронних послуг ПФУ http://portal.pfu.gov.ua:

• для роботодавців — розділ "Звернення" у кабінеті страхувальника (відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із відображенням статусу обробки);
• для застрахованих осіб — розділ "Мої звернення" в особистому кабінеті користувача.

Можливі різні варіанти відображення статусу:

• "Виконано" – це означає, що скан-копії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано;
• "Скасовано виконання" – це означає, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини вказано в "Повідомленнях");
• інші статуси - означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні.

Чому скасовуються звернення

Як зазначили фахівці, основними причинами цього є помилки, які допускають користувачі вебпорталу. Найчастіше це трапляється у випадках, якщо скановані копії документів:

• не належать заявнику;
• зроблені не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі;
• відскановані неналежним чином (немає дат, номерів наказів тощо).

Крім того, скасування можу бути пов'язано з порушенням вимог до оформлення трудової книжки, а саме:

• відсутня скан-копія титульної сторінки трудової книжки;
• відсутній підпис власника трудової книжки або запис про зміну ПІБ;
• відсутня печатка установи або підпис відповідальної особи.

Ще однією причиною є наявні помилки в даних особи в електронній формі звернення.

Детальна інформація про те, як завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування: https://t1p.de/sui1a.